Zum Digitalisieren müssen wir uns angewöhnen, die Zettelwirtschaft einzudämmen. Bisher geschieht noch viel auf Papier. Das ist gewohnt und häufig erstmal schneller. Aber eben auch fehleranfällig. Geht mal ein Zettel verloren, wird der Kunde nicht informiert, dass seine Bestellung eingetroffen ist. Ein Mitarbeiter wird krank und keiner weiss genau, wie der Stand der Dinge bei der Reparatur ist. Bestellungen die per Fax abgeschickt werden, sind nicht in der Warenwirtschaft erfasst und niemand weiss, dass die Artikel bestellt sind.
Bestellungen per Fax
Mit dem Zettel oder dem Katalog durch die Regale schlendern? Oder für eine halbe Stunde im Lager verschwinden, um den aktuellen Bestand zu prüfen und die nachzubestellende Ware aufschreiben? Klar geht das. Aber durch etwas einmalige Mühe kann man für viele Artikel sogenannte Melde- und Höchstbestände in der Warenwirtschaft hinterlegen. Aufgrund von Abverkaufszahlen kann man sehen, wie häufig sich ein Artikel verkauft. Geht er wöchentlich ein Mal über die Ladentheke und haben wir einen Bestellrhythmus beim Lieferanten von vier Wochen, sollte der Artikel mindestens vier Mal auf Lager sein, höchstens vielleicht sechs. Der Bestellvorschlag der Warenwirtschaft prüft dann für einen Lieferanten und gibt Bescheid, wenn der Mindestbestand unterschritten ist. Ist der Bestand bei zwei Stück angelangt, werden vier Stück zum nachbestellen vorgeschlagen, damit wieder sechs auf Lager sind. So hat man auf einen Klick einen Bestellvorschlag für einen Lieferanten und kann entscheiden, welche Artikel genau bestellt werden sollen. Zudem sieht man die hinterlegten Mindestbestellmengen und ggfs. anfallende Versandkosten. Ist die Bestellung ausgeführt, weiss das System, welche Artikel bereits bestellt sind, damit sie nicht aus Versehen doppelt bestellt werden.
Kundenbestellungen auf Papier
Ein Kunde hat das gewünschte Produkt nicht bekommen und es muss nachbestellt werden. Bisher werden in jeder Abteilung Zettel geschrieben und abgeheftet. Wird beim Lieferanten bestellt, wird der Ordner in die Hand genommen und der Artikel mitbestellt. Ist der Artikel eingetroffen, muss der entsprechende Mitarbeiter Bescheid wissen und versucht den Kunden zu erreichen. So der bisherige Ablauf.
Wo wollen wir hin? Das benötigte Produkt wird für den Kunden als Auftrag im System angelegt. Dadurch ist der Artikel automatisch reserviert und wird beim Bestellvorschlag des Systems berücksichtigt. Somit kann jeder im Haus von jedem Rechner aus die Bestellung beim Lieferanten durchführen, ohne einen Ordner in die Hand zu nehmen. So wird zudem sichergestellt, dass nichts vergessen wird. Und noch besser: Kommt die Ware ins Haus und wird der Zugang ins System gebucht, erscheint ein Hinweis, dass ein Artikel der Lieferung für einen Kunden reserviert ist und der Kunde kann automatisch über SMS oder Email benachrichtigt werden.
Stundenzettel auf Papier
Bis vor Kurzem wurden Stundenzettel geführt. Auf Papier. Am Ende des Monats sitzt jeder und rechnet seine Stunden zusammen und der Zettel wurde abgeheftet. Äußerst müßig und fehleranfällig. Heute tragen alle Mitarbeiter ihre Stunden in einer angefertigten Excel Tabelle ein. Zusätzlich zu den Arbeitsstunden werden Krankheits-, Urlaubs- und Feiertage hinterlegt und dann automatisch die geleisteten Stunden eingetragen. Zuviel geleistete Stunden werden so automatisch für das Jahr kumuliert angezeigt, so dass wir dadurch eine verbesserte Personalplanung haben.
Rückrufzettel
Folgender Fall. Ein Kunde ruft an und möchte mit einem bestimmten Mitarbeiter sprechen. Dieser ist gerade im Gespräch, zu Mittag oder hat frei. Bisher wird auf einem Zettel Name und Nummer notiert und dem Mitarbeiter auf den Platz gelegt. Über Aufgaben in der Warenwirtschaft können einem Mitarbeiter Notizen hinterlegt werden und sogar mit einer Erinnerung versehen werden. So wollen wir eine gleichheitliche Organisation in allen Bereichen schaffen.
Wir merken. Handschrift an sich ist eine tolle Sache. Aber in einem digitalisierten Unternehmen sollte davon nicht allzu üppig Gebrauch gemacht werden um die Prozesse zu vereinheitlichen und zu strukturieren.